Sapio modul Bankonet

Bankonet a zarządzanie płynnością finansową firmy.

Sukces firmy zależy od jej płynności finansowej. Pełna kontrola nad zobowiązaniami wobec kontrahentów a także nad zrealizowanymi przez klientów płatnościami, pozwala na sprawne zarządzanie przepływem finansowym. Ważną rolę w zakresie kontroli finansowej firmy odgrywają banki. Funkcjonalność rachunków bankowych umożliwia odtworzenie historii rachunku, dzieki czemu możliwe jest pozyskanie niezbędnych informacji. Jednakże „ręczne” wiązanie przelewów bankowych z fakturami zajmuje sporo czasu i jest źródłem wielu pomyłek - na czym traci wizerunek firmy. Jak sprawniej zarządzać naszymi zobowiązaniami i wierzytelnościami? System Bankonet automatycznie importuje historię rachunku bankowego, po czym wiąże przelewy z odpowiednimi dokumentami (fakturami kupna/sprzedaży), usprawniając tym samym kontrolę wpływów i wypływów finansowych firmy.

Bankonet jako narzędzie Lean menagement

System Bankonet został stworzony z myślą o firmach zarządzanych zgodnie z koncepcją Lean menagement. Pełna automatyzacja procesu wiązania przelewów bankowych z dokumentami kupna i sprzedaży pozwala na eliminację czasochłonnej i z kosztownej pracy, która nie dodaje wartości firmie. Poszerzona funkcjonalność Bankonetu o system zabezpieczeń uniemożliwia błędne wiązanie przelewów. Reasumując: za pomocą systemu Bankonet możliwe jest nie tylko wyeliminowanie nieekonomicznego, "ręcznego" wiązania płatności z dokumentami sprzedaży. Dodatkowo system zabezpieczeń pozwala na wyłączenie "czynnkika ludzkiego" jakim są pomyłki w pracy.

Bankonet a kilka różnych rachunków bankowych

Coraz więcej firm, chcąc ułatwić klientom realizację zobowiązań zakłada kilka różnych rachunków bankowych. Mając powyższe na uwadze Bankonet został zaprojektowany tak, aby poprzez integracje historii wyciągów usprawnić obsługę wszystkich firmowych kont. System Bankonet importując wyciągi z kilku różnych rachunków bankowych prezentuje je w liście tak, jak by pochodziły z jednego konta. Dlatego też wyszukiwanie, sortowanie, podglądanie otrzymanych i wysłanych przelewów, a także nadawanie im statusów nie sprawia kłopotów. Dodatkowo system przetrzymuje historie wszystkich skonfigurowanych rachunków bankowych, w związku z czym informacja o zrealizowanych i otrzymanych transakcjach finansowych zostaje w systemie mimo rezygnacji z usług banku.

Bankonet a bezpieczeństwo rachunku bankowego

W systemie Bankonet został stworzony mechanizm umożliwiający pobieranie informacji o historii rachunku firmowego bez udostępniania haseł dostępu osobom trzecim. Raz wprowadzone hasło do systemu Bankonet zostaje zapamiętane, następnie program wykorzystuje je podczas logowania do systemu bankowego w celu pobrania wyciągów. Po zalogowaniu i pobraniu historii rachunku bankowego program automatycznie wylogowuje się. Zatem osoba obsługująca sprzedaż oraz monitorująca płatności i wierzytelności nie musi znać żadnych haseł dostępowych by wykonywać swoje zadania.

(Kwestia bezpieczeństwa przechowywania tych danych jest szczegółowo opisana na stronie http://www.bankonet.pl )

Automatyczne wiązanie przelewów - ale jak?

System Bankonet jest odpowiedzią na potrzeby małych i średnich firm trwale borykających się z problemem "dopasowania" otrzymanego przelewu bankowego do konkretnego dokumentu sprzedażowego. Błędnie wpisana nazwa usługi bądź towaru, za którą klient przelewa pieniądze a także niepełna nazwa firmy czy też zbieżność imion i nazwisk zleceniodawcy przelewu nierzadko jest przyczyną opóźnienia w wysyłce towaru, wynikającego z złej interpretacji danych zawartych na przelewie a co za tym idzie błędnym przypisaniem otrzymanej płatności do dokumentu sprzedaży.

Aby wykluczyć powyższe pomyłki w Systemie Bankonet została opracowana funkcja indywidualnego dostosowania mechanizmów automatycznego wiązania wyciągów. Osoba zarządzająca firmą ma możliwość określenia, które dane są dla niej najbardziej skuteczne wiązaniu przelewów. Powyższe można zobrazować następującym przykładem: Dla sprzedawców o ogólnokrajowym zasięgu ważną informacją na otrzymanym przelewie bankowym jest nie tylko nazwa zleceniodawcy ale również miejscowość i ulica - w celu wykluczenia nieprawidłowego powiązania przelewów wynikającego z zbieżności nazw. Natomiast dla firm świadczących usługi lokalnie tak jak np.: dostawcy internetu informacją kluczową, wg której powiązane zostaną dokumenty, dodatkowo po analizie kwoty, nazwy firmy i adresu, system może wziąć pod uwagę nr faktury. W tym przypadku najistotniejszy.

Bankonet - "bodziec reakcja"

Wykorzystując w pełnym zakresie funkcjonalność systemu Bankonet (wiązanie wychodzących przelewów z fakturami zakupu, natomiast przelewów przychodzących z fakturami sprzedaży) można uzyskać pełną kontrolę nad przepływem finansowym firmy jak również nad realizacją zamówień. Widniejące w systemie niepowiązane przelewy (przelewy, na które nie ma dokumentu sprzedaży) mogą świadczyć o tym, iż klient dokonał przedpłaty i oczekuje na towar. Z drugiej strony, niepowiązane dokumenty sprzedaży z przychodzącymi przelewami są sygnałem braku płatność.

Wraz ze wzrostem ilości klientów rośnie również ilość problemów związanych z czasem, jaki trzeba przeznaczyć na realizację wysyłki bądź wydania towaru. Jeżeli proces sprzedaży nie jest odpowiednio zabezpieczony przed pomyłkami wynikającymi z "błędu ludzkiego" może dojść do sytuacji, w której np.: zostaną przez przypadek pomylone adresy przesyłki. Jedna pomyłka, a dwie osoby otrzymają inny towar niż zamawiały. Kiedy towar wysłano bez wcześniejszej zapłaty, będzie bardzo ciężko wyegzekwować zapłatę w późniejszym czasie. W przypadku gdzie nie ma jasnej informacji o wydanym towarze jest bardzo prawdopodobne że towar zostanie wydany ponowni.

W podobnej sytuacji mogą znaleźć się sprzedawcy internetowi - trudność odnalezienia informacji o otrzymanej gotówce w setkach innych płatności.

Proponujemy posłużyć się modułem Bankonetu jako centrum realizacji wysyłki. Otrzymany przelew będzie bodźcem, który rozpocznie proces realizacji wydania towaru. W ten oto sposób zabezpieczamy się przed możliwością dwukrotnej realizacji tej samej wysyłki. Takie podejście eliminuje szereg problemów zanim jeszcze powstaną.

Więcej informacji na temat produktu Sapio